USTRUKTUR I BEDRIFTENE SKJULER STORE KOSTNADER

av Svein.Erik.Nymo@info.no

Enhver som jobber i store bedrifter kjenner til ustruktur og sløsing som koster store summer. Hvorfor rydder man ikke opp? Kanskje det er feilprioritering og manglende fokus?


Gjennom arbeidet som rådgiver og konsulent møter man bedrifter som befinner seg på helt ulikt "bevissthetsnivå" på kostnaden av ustruktur. Oppmerksomhet og motivasjon kan være rettet mot salgsmål og omsetning, med selger som har nærmest heltestatus. Kostnader og effektivitet i administrative rutiner er mindre viktige, spesielt i bedrifter som har hatt "gode tider under oppveksten".

Men, på den annen side, de beste har innsett disse kostnadene. Ustruktur medfører ikke bare dyrere varer, men også mertid på salg og håndtering, kvalitetsfeil, og misnøye hos kunde – kort sagt en rekke skjulte kostnader vanskelige å tallfeste. Men man vet de påvirker fremtidig salg.

Virksomheter med ustruktur og skjulte kostnader åpner dørene for nye konkurrenter, enten norske eller utenfra. Kanskje det er dette presset mange bedrifter har møtt sterkere og sterkere den siste tiden slik at de har tatt tak?

 

 

Ok, hva er ustruktur?

Dette går på de fleste felt. Her er noen eksempler du kanskje gjenkjenner:

  • Avvik: Samme avvik gjentas gang etter gang. Ingen gjør noe med det, for det mangler sikkert systemer for å avdekke dette. De som prøver, har møtt døren noen ganger og latt ballen ligge.
  • Avtaler: ofte ikke spesielt godt gjennomarbeidet, man glemte kanskje å ta høyde for utforutsette ting. Følgekostnadene kan bli ganske store.
  • Transport: Eksempler på dobbeltfakturering. Vet du egentlig hvor mye du belastes ekstra utenfor avtalen? Og hvor mye dyrere er transporten pga "hånd til munn" hasteordre og mangelfull planlegging hos deg, som transportøren må ta høyde for ?
  • Grunndata: "vi vet det er feil, men vi klarer ikke rydde opp". Hver dag hele året må de operative enhetene ta kostnadene; avropsfeil, transport, lagerproblemer etv. etc. Utsolgt – hva sier kunden?
  • Lager: Varer på lager drar faktisk med seg en årlig kostnad på 25-30% i kapitalkostnader, bygninger, svinn og ikke minst tid og ressurser på å redusere problemet.
  • Markedsføringseffekt: 10% av vareverdi på markedsføring, men hvordan måles effekten opp mot salg og økonomisk resultat egentlig?
  • Møter: hvor ofte bruker man mye tid på småsaker på bekostning av de viktige beslutningene. Ikke ukjente Tom Peters mener man bør forsøk korte konsise møter. Start dagen med 15 min. møte, aldri lengre, med kun 2 ting på agendaen: hva skjedde i går, hva skal skje i dag.

 

Javel, hva gjør vi med dette?

Mange er blitt brannslukker i egen organisasjon og har nesten ikke har tid til fremoverretteet handling. Brannene er påsatt, men er det noen som jakter på synderen?

Egentlig bare ett svar på spørsmålet: ta tak! Ikke når du får tid , men nå! Skal du sove på det, bør du virkelig sove godt. Er bedriftens ekstrakostnad på 10 mill.kr. pr. år, koster nattesøvnen din bedrift hele 40.000 kr. – for hver dag du venter!

Hva er det ellers du gjør som er viktigere, dag etter dag?

Vurder bistand og råd fra andre, engasjer dere i foreninger som tar opp slike problemstillinger, for eksempel Logma. Vurder også eksterne eksperter, som på kort tid tar tak i akkurat de punktene som skaper problemer, anbefaler løsninger utfra liknende hos andre, og sogar hjelper bedriften i mål med endringene.

Det er markerte forskjeller mellom Oslo og andre steder i landet, men vi nordmenn vil gjerne klare alt med egne ressurser selv om raskere korrigering hadde gitt langt større lønnsomhet. Også mellom de nordiske landene er vi antakelig de minst aggressive på å iverksette lønnsomme endringer raskt.

Logistikk-kalkulator – en helt ny tjeneste på internett

Om du vil beregne konsekvensen for egen bedrift, prøv deg på den ferdig oppsatte kalkulatoren www.teknoinform.no/kalkulator.htm. Her beregnes prognosenøyaktighet, økonomisk effekt ved forbedret servicegrad, og avkastning på tiltak og prosjekt. Resultatene presenteres også i DuPont modellen, slik at du får konsekvenser for resultatgrad og kapitaleffektivitet.

Konkrete råd

  • Skaff oversikt over mengden av avvik, og beregn alle kostnader
  • Vurder hvorfor avvikene ikke hittil er korrigert
  • Vurder lønnsomhet av tiltak og gjennomfør på fornuftig måte.
©Tekno Inform AS 2001
www.teknoinform.no

Synes du andre bør lese dette? Send artikkelen videre her